Këshilla për Menaxhimin e Punës Drejt nga Ekspertët
Pra, ju keni të gjitha këto gjëra për të bërë çdo ditë dhe lista juaj për të bërë është e plotë - si e dini se çfarë të bëni së pari, të dytë dhe të tretë?
Shumë shumë të gjithë ndjehen si ata kanë shumë për të bërë dhe shumë pak kohë për të bërë atë. Shpesh, kjo ndjenjë e mbingarkuar rrjedh nga një paaftësi për t'i dhënë përparësi të gjitha atyre detyrave të dukshme. Nëse ndiheni sikur lista juaj e detyrave po rritet më shumë në minutë dhe nuk e dinit se ku të filloni, këtu është se si të identifikoni, vlerësoni dhe t'i rendisni prioritetet e detyrave tuaja.
1. Bëni një listë
Para se të përpiqeni t'i rendisni obligimet tuaja në mënyrë të rendësishme, merrni kohë për të përpiluar një listë gjithëpërfshirëse të gjithçkaje që ju nevojitet ose dëshironi të arrini. Ndani listën tuaj në seksione për lloje të ndryshme të detyrave. Këto kategori mund të përfshijnë:
Detyra Ditore ose Javore
Këto janë të zakonshme "to-dos" që mund të jenë personale ( planifikimi i vakteve dhe pazaret ushqimore ) ose të lidhura me punën (mbledhja javore e ekipit). Nëse e ndjekni tashmë një rutinë të përditshme , do të njiheni me këto detyra; nëse nuk e bëni këtë, kjo është një kohë e mirë për të krijuar një. Ajo që përfshini mund të ndryshojë - disa njerëz nuk do të shohin se duhet të kujtojnë veten për të kontrolluar e-mailin ose për të blerë sende ushqimore, por të tjerët do të vlerësojnë përkujtuesit e strukturuar për të kryer veprime të caktuara në kohë të caktuara ose në ditë të caktuara.
Detyrat me Afatet
Këto, natyrisht, duhet të bëhen me një datë të caktuar dhe të kërkojnë paraprakisht përgatitjen. Shembujt mund të jenë një letër në shkollë që është për shkak në tre javë ose një parti që planifikoni për gjashtë muaj nga tani.
Këto lloje të detyrave - shpesh të quajtura projekte - mund të ndahen më vonë në komponente më të vogla - për shembull, "shkrimi i letrës" mund të ndahet në leximin e librave përkatës, organizimin e shënimeve, shkrimin e një skicë, shkrimin e një drafti të parë dhe kështu në.
Detyrat e përsëritura
Këto nuk ndodhin në një frekuencë ditore ose javore, por ato nuk janë projekte një herë.
Detyra të përsëritura mund të përfshijnë emërime dentisti ose kryerjen e taksave tremujore.
Vetë-motivuar, Detyrat e Nevojshme
Këto janë detyra apo projekte që ju e dini që duhet të bëni, por askush nuk do t'ju bëjë. Ata rrallë, nëse ndonjëherë, kanë një afat kohor të ndërtuar. Mendoni të përmirësoni faqen tuaj të internetit të biznesit të vogël ose të gjeni një ofrues të ri të kujdesit parësor.
Vetë-Motivuar, Detyrat Jo të Detyrueshme
Këto janë aktivitetet më të këndshme që megjithatë kanë tendencë të bien nga buzë rruge, pasi që detyrat e tjera më të dukshme i detyrojnë t'i nxjerrin jashtë. Mendoni lexoni për kënaqësi ose punoni në hobi.
Ditë Ditëve
Këto detyra varen në fund të listës suaj të detyrave ose mbrapa të mendjes suaj, por zakonisht nuk duhet të bëhen së shpejti, ose ndonjëherë. Shembull: bini radiatorët tuaj.
2. Organizoni Listën Tuaj
Pasi të keni shënuar gjithçka, mund të kuptoni se çfarë të bëni së pari dhe të organizoni orarin tuaj. (Si e bëni fizikisht këtë - në një fletë letre, një projektues , një aplikacion, një kalendar në internet ose ndryshe - ka më shumë rëndësi sesa që zgjidhni një metodë që funksionon për ju dhe se do ta përdorni). Këtu janë disa kritere për të menduar për:
Urgjent ose i rëndësishëm
Të gjitha detyrat mund të renditen në një nga katër kategoritë. Detyrat urgjente dhe të rëndësishme duhet të bëhen së pari, sa më shpejt që të jetë e mundur; detyrat urgjente por jo të rëndësishme mund të delegohen nëse është e mundur, por nëse jo, orari juaj duhet të përfshijë fleksibilitet të mjaftueshëm dhe kohë shtesë për t'i akomoduar ato kur ata shfaqen; detyra të rëndësishme, por jo urgjente, duhet të planifikohen mirë më parë në mënyrë që të mos bëhen urgjente; detyrat që nuk janë as të rëndësishme, as urgjente mund të eliminohen potencialisht, edhe pse nëse i kënaqni ata, ata duhet të punojnë në orarin tuaj në mënyrë që ata të mos mbushen me detyrime më të vështira.
Vlerësoni vlerën
Ju mund të gjykoni vlerën e një detyre në disa mënyra. Dikush mund të jetë nëse njerëzit ndikohen nga të tjerët dhe sa të rëndësishme janë për ju (miratimi i shefit tuaj dhe mirëqenia e fëmijëve që varen prej jush janë më të rëndësishme se, për shembull, mendimet e një grupi të huajish për t'u bashkuar në një takim.) Gjithashtu mund të caktoni vlerë të lartë për detyrat që ju shihni duke paguar në afat të gjatë, ose thjesht që të gjeni shpërblime.
Një referencë që ndoshta do të hasni kur lexoni për detyrat e prioritizimit është rregulli 80-20 ose Pareto Parimi, i cili thotë se 80% e efekteve vijnë nga 20% e shkaqeve. Kjo mund ose nuk mund të vërtetohet e vërtetë për ju, por kjo është një kujtesë e mirë për të identifikuar se çfarë po shpenzoni aktualisht për kohën dhe cilat përpjekje po paguajnë.
Koha dhe fleksibiliteti
Një skemë funksionale lejon ndryshime dhe njeh kufizimet kohore. Jini realistë kur prioritizoni dhe planifikoni ditët tuaja. Kur jeni në dyshim, mbivlerësoni kohën që do të marrë një detyrë e caktuar.
Nëse dy detyra janë për shkak në të njëjtën kohë, zgjedhja e cila për të filluar me varet nga mënyra se si punoni më mirë. Disa njerëz preferojnë të marrin detyrën më të thjeshtë nga rruga për t'u përqendruar në atë më komplekse; të tjerët do të ndihen të sigurt nëse fillojnë më parë në detyrë më të vështirë dhe do të marrin një pjesë ose të gjithë atë përpara se të lëvizin. Mos harroni se nuk duhet të merrni një detyrë ose projekt nga fillimi deri në fund përpara se të shkoni në të ardhshmen - përveç nëse sigurisht që ju gjeni duke punuar në këtë mënyrë rrit produktivitetin tuaj.
Kufizoni detyrat e përditshme të detyrave tuaja deri në tre të fundit. Dita gjithashtu mund të përfshijë detyra më të vogla që janë më rutinale ose me më pak rëndësi ose urgjencë, por ngarkimi në detyra të mëdha ndoshta do të çojë në stres dhe zhgënjim.
Mos harroni se prioritetet mund të ndryshojnë - nëse shefi juaj ka nevojë për ju për të bërë diçka tani, përparësia juaj e parë e mëparshme me siguri do të bjerë poshtë në vendin e dytë. Kjo është arsyeja më e madhe për të ndërtuar më shumë kohë në orarin tuaj për të lejuar fleksibilitet.
3. Detyrat Batch
Detyrat e grumbullimit janë një nga mënyrat më efikase dhe më efikase për t'i bërë këto punë të bezdisshme, të kryera gjatë gjithë kohës. Batching thjesht do të thotë që ju të punoni në të njëjtin lloj detyrash pa pushim para se të kaloni në diçka tjetër. Hapi i parë është të identifikoni detyrat që bëni vazhdimisht dhe më pas të krijoni një fluks të thjeshtë të punës për ta ndjekur. Pastaj, merreni me këto detyra në të njëjtën kohë duke përdorur atë rrjedhë pune.
Batching kërkon përfundimin e detyrave të ngjashme që kërkojnë burime të ngjashme në "batches" për të përmirësuar efikasitetin dhe produktivitetin. Këtu janë disa shembuj:
- Paguani të gjitha faturat tuaja në të njëjtën kohë
- Hapni të gjithë postën tuaj një herë në javë dhe veproni në vend që ta lini të grumbulloni çdo ditë dhe të mos merrni kurrë atë
Batching ju lejon të merrni në një zakon duke bërë të njëjtën punë pa pushim kështu që ju nuk duhet të humbni kohë duke figuruar udhëzimet ose çfarë duhet të bëni më pas.
4. Eliminimi i Detyrave
Pasi të keni renditur të gjitha detyrat dhe renditur ato nga më të rëndësishmit në të paktën, do të bëhet e qartë se cilat detyra janë në fund të listës. Këto mund t'i delegohen ndonjëherë dikujt tjetër, por nëse kjo nuk është e mundur, duhet të vendosni nëse do të caktoni kohën për ta ose t'i eliminoni ato.
Ju mund të keni detyra në listën tuaj që ju nuk keni nevojë të bëni ose dëshironi të bëni, por keni ndier shtysa për të shtuar në një moment (shkoni në palestër, ndiqni një klub librash). Këto mund të eliminohen tërësisht.
Së fundi, është e mundur që thjesht të keni shumë gjëra për të bërë - nëse nuk mund të bëni gjithçka, vlerësoni ngarkesën tuaj të punës për të përcaktuar nëse keni nevojë vetëm për një praktikë më të madhe në prioritizimin ose nëse duhet t'i tregoni dikujt që nuk mund të vazhdoni më tutje detyrë të caktuar.