Një listë e shpejtë e Kontrollit të Kohëzgjatjes së Dokumenteve + Çfarë duhet të copëtojë
Letra është një dhimbje dhe menaxhimi i sistemit të regjistrimit të shtëpive mund të jetë një zvarritje, por disa dokumente që ju duhet të bëni, sepse kurrë nuk e dini kur do t'i keni nevojë. Këtu është një abetare se sa kohë duhet të mbani dokumentet dhe kur jeni duke bërë me ta, cilat janë ato që duhet të grisni. Kjo duhet të shërbejë si një udhëzues i shpejtë referimi për krijimin dhe mirëmbajtjen e një sistemi të arkivimit të punës në shtëpi.
Së pari, mendoni për shkurtimin e sasisë së letrës që merrni dhe ju do të përfundoni me grisjen ose skedarin më pak.
Kjo do të thotë të heqësh qafe postën junk, të nënshkruash për e-faturat dhe të mos pranosh fletushka, kuponat që nuk do të përdorësh kurrë, apo ephemera të tjera që ndihesh sikur duhet të rri me të, kur e njihni se nuk e dini.
Nëse jeni me të vërtetë duke luftuar me rrëmujë letre deri në pikën ku ju ndjeheni sikur mund ta grumbulloni atë , drejtohuni tek profesionistët të cilët mund t'ju udhëheqin përmes procesit të deklarimit.
Hapi i dytë është të siguroheni që keni një sistem të mirë të menaxhimit të postës . Sa më efikase të merreni me postën që keni, më shpesh do të duhet të bëni një sesion të madh të depozitimit / shredding / riciklimit.
Ngritur një Sistem Elektronik Arkivimi
Çlirimi i depozitimit tuaj të letrës duke krijuar një sistem arkivimi elektronik do të ju kursejë hapësirë dhe do t'ju shpëtojë nga rrëmuja e letrës. Kjo është një fitore. Në ditët e sotme, sistemi elektronik i dosjeve ka shumë kuptim. Për të filluar, keni nevojë për një skaner dhe një vend për të ruajtur skedarët tuaj, një sistem dosjeje në një kompjuter ose në re dhe një hard disk të jashtëm.
Vendosni dosje të përgjithshme për lloje të ndryshme të dokumenteve (shembuj: amvisëri, taksat, auto, certifikatat e lindjes, etj.) Ju nuk keni nevojë të merrni shumë precize për ruajtjen e dokumentit meqenëse sistemet elektronike të dosjeve janë të kërkueshme.
Pastaj, skanoni çdo dokument dhe ruani në një dosje sipas përmbajtjes.
Mbajtja e kopjeve të dokumenteve të rëndësishme
Për dokumentet tuaja shumë të rëndësishme, ekspertët këshillojnë mbajtjen e kopjeve.
Kjo mund të nënkuptojë mbajtjen e një kopje në ruajtjen e re dhe një tjetër në një hard disk. Kjo mund të nënkuptojë edhe mbajtjen e një kopje në arkivimin tuaj elektronik dhe një kopje të vështirë në një siguresë kundër zjarrit.
Ruani këto dokumente përgjithmonë
Këto dokumente duhet të ruhen përgjithmonë:
Dosjet akademike - Diplomat, transkriptet dhe çdo punë e portofolit që mund të përdoret në të ardhmen kur të aplikoni për një punë.
Letrat e adoptimit
Certifikata pagëzimi
Certifikatat e Lindjes
Certifikata e vdekjes - Mund të jetë e nevojshme për qëllime tatimore.
Licencat e shoferit
Të dhënat e punësimit - Çdo klauzolë, marrëveshje, dosje disiplinore dhe shqyrtime të performancës.
Çertifikatat e martesës
Të dhënat mjekësore
Të dhënat ushtarake
pasaportat
Pensionet dhe Pensionet
Kartat e Sigurimeve Shoqërore
Wills
Ruajeni për një periudhë më të shkurtër kohore
Këto dokumente mund të prekni sa më shpesh si mujore ose javore:
Deklaratat e Bankës - 1 muaj
Faturat - 1 vit për çfarëdo tatimi apo garancie, të gjitha faturat e tjera duhet të copëtohen sapo të jenë paguar.
Faturat e Kartës së Kreditit - Shredhen menjëherë kur paguhen.
Pranimet për përmirësimin e shtëpisë - Mbani deri sa të shitet shtëpia.
Regjistrimet e investimeve - 7 vjet pasi të keni mbyllur llogarinë ose keni shitur sigurinë.
Qiratë - Mbani derisa të jeni larguar dhe keni marrë depozitën tuaj nga qiradhënësi.
Paychecks / Pay Stubs - 1 vit deri sa të keni marrë W-2 tuaj
Pranimet e shitjeve - Mbani për jetën e garancisë. Natyrisht, kjo vlen vetëm për blerjet e mëdha si pajisje dhe elektronikë. Unë zakonisht i mbaj faturat për sende ushqimore dhe veshje vetëm për sa kohë që unë e di që nuk do të kem nevojë për marrjen e një kthimi.
Dokumentet tatimore - 7 vjet duke përfshirë dosjen tuaj dhe të gjitha dokumentet shoqëruese si W-2 dhe faturat.
Regjistrat e automjeteve - Mbani deri sa të shitet anija, makina ose motoçikleta.
Si të Largoheni nga Dokumentet
Shkatërrimi i dokumenteve është mënyra kryesore për të mbrojtur veten nga vjedhjet e identitetit. (Lexoni intervistën time me ekspertin e sigurisë Jay Foley mbi Si të mbroni veten nga vjedhjet e identitetit). Pyesin se çfarë të gris? Rregulli i përgjithshëm është çdo gjë me informacionin e mëposhtëm duhet të copëtohet: numrat e llogarisë, datat e lindjes, emrat e vajzave, fjalëkalimet dhe kunjat, nënshkrimet dhe numrat e sigurimeve shoqërore.
Përsëri, ata nuk janë mendimtarë.
Këtu janë bazat:
Nëse dokumentet janë ende "aktive" dmth., Ju duhet të mbani mbi ta për referencë dhe të krijoni një sistem arkivimi të thjeshtë në shtëpi. Kjo nënkupton paraqitjen e dokumenteve sipas temës dhe pastaj shredding ato pasi ata nuk janë më në përdorim.
Cilat dokumente duhet të grisni
Nëse jeni bërë me këto dokumente dhe nuk keni nevojë për to, këtu është ajo që duhet copëtuar (gjithçka tjetër - si shkresa - mund të ricikloni).
Dëftesat ATM
Deklarata bankare
Kopjet e vërtetimit të lindjes
Anulimet dhe anulimet
Faturat e kartës së kreditit
Raportet e kredisë
Licencat e shoferit (skaduar)
Dokumentet e punësimit që kanë ndonjë identifikim
Pasaportat dhe vizat e skaduara
Llogaria e investimeve #s
Dokumentet ligjore
Transaksionet e investimeve, aksioneve dhe pronës
Artikujt me nënshkrimin (qiratë, kontratat, letrat)
Etiketat e çantave
Të dhënat mjekësore dhe dentare
Letrat me numër të sigurimeve shoqërore
Fjalëkalimet ose numrat PIN
Paguaj stubs
Aplikacionet e kartës së kreditit të miratuara para kohe
Pranimet me numrat e llogarisë së kontrollit, numrat e kartës së kreditit ose çdo informacion tjetër identifikues
Format e taksave
Transkriptet me identifikimin e informacionit mbi to
Itineraret e udhëtimit
Bileta të përdorura ajrore
Fatura komunale (telefon, gaz, elektrike, ujë, TV kabllor, internet)
Sigurohuni që të keni një sistem arkivimi fleksibël të vendosur për t'i mbajtur këto dokumente në kontroll dhe t'i copëtoj ato kur nuk janë më të nevojshme.
Çdo gjë që planifikoni të mbani duhet të veprohet, organizohet dhe ngrihet. Më pëlqen sistemi i dosjeve të mia në shtëpi.