Si të organizoni një sistem regjistrimi në shtëpi në 7 hapa

01 nga 07

Si të vendosni një Depozitim letre + Sistem të ruajtjes që do të punojë për ju përgjithmonë

Lufta është reale: menaxhimi i letrave dhe papërmbajtja e letrës janë pikat. Prandaj është thelbësore që të krijohet një sistem i thjeshtë arkivimi në shtëpi që do ta përdorni. Sot, kjo është ajo që ne do të bëjmë, së bashku.

qëllim

Mësoni se si të krijoni një sistem të depozitimit në shtëpi që do të përdorni në të vërtetë për pjesën tjetër të jetës suaj. Duhet të jetë fleksibël për t'u përshtatur për ndryshimet e jetesës dhe duhet të jetë e thjeshtë, kështu që ju do ta mbani lart.

Çfarë do t'ju nevojitet

• Kabineti i regjistrimit ose kutia e skedarit
• Dosjet e skedarëve të varur (më pëlqen këto ngjyrë të ngjyrosur që janë paraqitur më lart)
• Mbajtësi i skedarit
• shredder
• Kosh riciklues
• Dosjet e skedarëve
• Prodhues etiketash ose stilolaps

koha

Ky është një projekt i fundjavës. Ne nuk e rekomandojmë fillimin e kësaj në një javë pas një dite të gjatë pune / shkolle, etj. Filloni këtë një të shtunë ose të diel në mëngjes të armatosur me një filxhan kafe ose çaj dhe një qëndrim të tillë.

02 nga 07

Mblidhni të gjitha letrat tuaja së bashku në një vend

Hapi i parë në ngritjen e një sistemi të regjistrimit të shtëpive është të mbushni të gjitha skedarët dhe letrat tuaja në të njëjtën hapësirë, në mënyrë që të mund të renditni, ricikloni dhe grisni. Duke pasur gjithçka në një vend ka avantazhet e mëposhtme:

1. Ajo do të ju mbajë të përqendruar në detyrë në dorë. Kur ju provoni të përmbushni një detyrë që nuk duhet të ngazëlleheni (si paraqitja), çdo justifikim për të endur dhe për të filluar në një projekt tjetër të ri. Nëse i keni të gjitha furnizimet tuaja (të listuara këtu) dhe të gjitha dokumentet tuaja në një vend, ju me të vërtetë nuk keni asnjë justifikim, por të kërkoni.
2. Do të jesh më i plotë. Të bësh një spastrim të shtëpisë tënde përpara do të thotë që nuk do të duhet të përsërisësh detyrën disa javë që nga ajo kohë kur të gjesh një pirg të letrave të harruara në dhomën e lavanderi.

Disa vende për të kërkuar letra (përveç sirtarëve tuaj të dukshëm në tavolinë, kabineteve të depozitimit dhe grumbullit të postës):

1. Dhoma e ndenjes. Gazetat priren të grumbullohen në dhomën e ndenjes, sepse shpesh nuk kemi ndonjë ide se çfarë të bëjmë me ta. Kjo është arsyeja pse ju duhet gjithmonë të vendosni letra që nuk jeni të sigurt se çfarë të bëni me por ende në postën time në kutinë.
2. Çanta . Backpacks, çanta pune, çanta dore, çanta palestër, dhe valixhe.
3. Kuzhina. Shtresat e letrës kanë një mënyrë për të përfunduar në kuzhinë. Kjo është për shkak se kuzhinës është shpesh vendi i parë ku ne drejtojmë kur ecim nëpër derë.

Pra, mblidhni të gjitha letrat tuaja dhe më pas ...

Zgjidhni një vend të mirë me një sipërfaqe të vështirë në të cilën mund të krijoni 5 shtylla. Kjo mund të jetë tavolina e kuzhinës, krevati i dhomës së miqve ose tavolina juaj nëse është mjaft e madhe. Nëse nuk keni një sipërfaqe mjaft të madhe, punon edhe dyshemeja.

Nëse keni aq shumë letra që grumbujt tuaj mund të përmbysen, atëherë përdorni kazanë ose madje kuti kartoni. Etiketoni ato për t'i mbajtur ato të ndara dhe për të shmangur gabimet - siç po hedhin aksidentalisht deklaratat tatimore të vitit të kaluar në kutinë "riciklohen".

03 nga 07

Ndani letrat tuaja në pesë kategori

Tani është koha për të zbritur në biznes. Ju do të keni për të prekur çdo letër dhe të marrë një vendim në lidhje me të.

Rregulla: Duhet të marrësh një vendim për çdo copë letre. Do të hyjë në një nga këto 5 kategori:

1. Veprimi: Letrat që duhet të ndërmerrni dhe pastaj hidhni dorë. Mos i ngatërroni këto me atë që i referohemi në një kategori më poshtë si "Shtëpiake". Dokumentet e shtëpisë depozitohen përgjithmonë, skedarët e veprimit do të përdoren një herë dhe pastaj hidhen poshtë.
   Shembuj: ftesa, bileta parkimi, përkujtime për takim, detyra shtëpie, faturat etj.

2. Arkivi: Letrat ose dokumentet që duhet të varni, por nuk keni nevojë të referoheni ose të përdorni më shumë se një herë ose dy herë në vit.
   Shembuj: deklaratat tatimore, të dhënat mjekësore, të dhënat akademike, prova që keni marrë pjesë në detyra të jurisë, vepra, qira, kontrata etj.

3. Familje: Këto janë letrat që përdorni për ta mbajtur shtëpinë (dhe jetën) në punë.
   Shembuj: kupona, receta, manuale përdorimi, faturat për taksat e këtij viti, dokumentet për udhëtimin e ardhshëm etj.

4. Recycle: Gazetat dhe dokumentet që nuk bien në ndonjë nga kategoritë e mësipërme dhe nuk përmbajnë asnjë informacion personal.
   Shembuj: Junk mail, fletë pune nga një seminar për të cilin nuk jeni më të interesuar, gazeta, revista, detyrat e shtëpisë që nuk ju nevojiten, zarfat e përdorur etj.

5. Shred: Dokumentet dhe dokumentet që nuk bien në kategoritë 1-3, por përmbajnë informacion identifikues personal.
   Shembull: Oferta për kartë krediti, deklarata të vjetra të bankës, faturat etj.

04 nga 07

Declutter + hidhni dokumentet dhe skedarët që nuk keni më nevojë

Grumbulli juaj më i madh do të jetë riciklimi. Ricikloni ato së pari - objekt këtu është që të ulni sasinë e letrës me të cilën jeni duke u marrë me sa më shpejt që të jetë e mundur.

Tjetra, grisni shredders - kjo duhet të përfshijë çdo gjë që ju identifikon përtej emrit tuaj dhe adresën.

Përndryshe, ky garderror i rrotulluesit të ID nga dyqani i kontejnerëve ka shumë çmime të arsyeshme dhe shumë praktike për ata që janë të sëmurë nga bllokimi i shredderit tuaj. Në këtë mënyrë ju thjesht mund të vulosni mbi informacionin tuaj ID dhe ricikloni postën dhe dokumentet me informacione personale mbi ta në vend që të shredhen.

Tani që ju keni hedhur junk, është koha për të marrë poshtë për të ngritur një sistem që është:

1. Lehtë për t'u përdorur, kështu që ju do ta përdorni atë;
2. Fleksibël e mjaftueshme për të akomoduar ndryshimet e jetës dhe projektet e reja; dhe,
3. Sigurohuni kështu që kur ju duhet të gjeni diçka të shpejtë, mund ta gjeni.

Bukuria këtu është që ju mund të thyejnë këto kategori poshtë më tej në varësi të sasisë së letrës që vjen brenda dhe jashtë shtëpisë tuaj ose zyrës.

05 e 07

Vendosja e një skedari arkivimi për sistemin tuaj të regjistrimit në shtëpi

Është shumë e lehtë të vendosësh se cilat dokumente shkojnë në dosjen tuaj të Arkivit. Këto janë letrat më të rëndësishme që zotëroni. Ata janë dëshmia që ju dhe familja juaj ekzistojnë, paguajnë taksat tuaja, shtëpitë dhe makinat e tyre, diplomohen nga kolegji, mund të udhëtojnë jashtë vendit tuaj në pasaportë ose vizë. Nëse je një pronar biznesi ose zotëron më shumë se një pronë, kjo skedar do të jetë edhe më e madhe.

Këtu është një listë e bazave për të mbajtur në këtë skedar:

• deklaratat tatimore
• të dhënat mjekësore
• të dhënat akademike
• dëshmi që keni shërbyer si detyrë e jurisë
• veprat
• qira
• kontratat
• pasaportat
• kartat e sigurisë
• të dhënat e punësimit
• çertifikatat e pagëzimit
• sigurimin e jetës / dokumentet e daljes në pension

Ruani këto letra në një kuti skedari në dosjet e etiketuara. Konsideroni të blesh një kuti kundër zjarrit sapo të fillosh të fitosh më shumë "sende" për të mbajtur të sigurt.

mbani skedarët që përdorni shpesh (aka disa herë në vit) në pjesën e përparme. Rezistoni urgjentin për të tejorganizuar këtë hapësirë, sepse nëse merrni shumë specifike, ajo në të vërtetë e bën më të vështirë gjetjen e gjërave kur ju me të vërtetë keni nevojë për to. Në përgjithësi, nëse jeni duke hyrë në skedarin tuaj të Arkivës, me të vërtetë, me të vërtetë duhet të keni atë copë letre, kështu që ta bëni atë sa më lehtë për veten tuaj sa të jetë e mundur.

Këtu janë kategoritë e mia:

• Akademik
• makinë
• Punësimi
• financiar
• shëndetësor
• ID
• sigurim
• Real Estate

Organizoni ato në mënyrë alfabetike, por ruani dokumentin e identifikimit përpara. Kjo ka gjëra të tilla si çertifikata e lindjes, pasaporta, kartela e sigurimeve shoqërore dhe certifikata e pagëzimit. Kjo është gjithashtu ku duhet të mbani lejen e martesës.

Për të ruajtur këto letra, konsideroni fuqishëm një Kuadër të Sigurisë së Lartë të Sigurisë e cila në më pak se 50 dollarë, është një vlerë e madhe *. Një tjetër alternativë është Kutia e Lartë për Sigurinë e Sigurisë. Kjo është e dizajnuar për furnizime mjekësore, por lehtë mund të mbajë disa dokumente që mund të humbasin.

Ju mund të krijoni vetë skedarin tuaj DIY, ose mund të përdorni FileSolutions Home Filing System.

* Nëse i humbni këto dosje, do të përfundoni duke paguar shumë, shumë më tepër për të marrë kopje nga Regjistruesit, qytetarët / qytetarët, institucionet akademike, etj, kështu që 50 $ është një investim i vlefshëm dhe i mençur.

06 nga 07

Organizoni një dokument familjar

Këtu është një rregull i mirë për atë që duhet të ruani në dosjen tuaj të familjes: Çdo gjë që ju nevojitet në të ardhmen, por ju nuk keni nevojë të ndërmerrni veprim në këtë moment, që nuk i përket arkivit tuaj arkivor. Përdorni skedarin tuaj të familjes (të quajtur "Libri i punës për familjen") si shembull, në mënyrë që të merrni një ide më të mirë se çfarë të ruani në këtë skedar dhe çfarë jo.

Së pari, në vend të një skedari apo skedari, krijuam një lidhje me seksione dhe pastaj xhepat për të ruajtur gjëra të tilla si kupona dhe karta dhurimi. Ju mund ta përdorni këtë kordon dhe të keni seksione për sa vijon:

• Kuponat / Groupons
• Kartat dhurata
• Dokumentet për udhëtime / udhëtime të ardhshme
• Rimbursimet që kam dorëzuar dhe jam duke pritur për të marrë kontrollin tim prapa
• Pranimet për sendet e mëdha të biletave si një pajisje ose pjesë të madhe mobiljesh
• Keni një xhep për të gjitha kartat tuaja të shpërblimeve
• Shënime dhe materialet referuese për projektet e ardhshme në të cilat po punoni
• Receta*
• Pranimet për taksat
• Politikat e sigurimit të makinës / shtëpisë / qiramarrësit

Ju ndoshta mund të skanoni shumicën e tyre në një llogari Evernote , por pastaj kur keni nevojë për to ju do të duhet të shtypni përsëri, kështu që skedoni atë në këtë fletore dhe e quani atë Libri juaj i Familjes.

* Mbani një skedar të veçantë për recetat që dëshironi të ktheheni një ditë por nuk keni.

07 i 07

Vendosni një skedar veprimi

Dosja e veprimit janë letrat që duhet të ndërmerrni dhe pastaj hidhni poshtë. Çdo dokument ose letër që duhet të depozitohet në mënyrë të përhershme ose për një periudhë të gjatë kohore (mbi një muaj), ndoshta i përket pajisjes suaj shtëpiake.

Dosjet e veprimit janë:

• Shkuarja për t'u përdorur një herë dhe pastaj hidhni poshtë; ose,
• Dosjet që po prisni për të vepruar.

Përdorni një kuti për të mbajtur këto letra, në mënyrë specifike, dhe ne rekomandojmë këtë kuti. Zgjidhni portokalli sepse është një ngjyrë e bardhë dhe të menduarit është, ajo do t'ju shkojë të kaloni nëpër kutinë të paktën një herë në javë. Kjo gjithashtu mund të dyfishohet si kutia juaj e hyrjes për të ndihmuar në menaxhimin e postës .

Këtu janë shembuj të asaj për të mbajtur në dosjen tuaj të veprimit:

Posta në hyrje:

• Çdo gjë që merr në postë shkon në këtë skedar
• Çdo copë letre që dikujt e dorezon ju ose që ju kapni dhe futni në kuletë tuaj shkon këtu

Artikujt e kalendarit:

• Ftesat për ngjarjet e ardhshme dhe çdo udhëzim ose kartë përgjigjeje që vijnë me ta
• Faturat për të paguar dhe pastaj copëtuar ose ricikluar
• Leja shkon për të nënshkruar
• Kujtuesit e emërimit

Artikuj për të paguar:

• Bileta parkimi për të paguar
• Faturat për të paguar

Artikujt Jam duke pritur:

• Pranimet për çdo gjë që keni blerë kohët e fundit në rast se vendosni të ktheheni. Për shembull, nëse merrni një paketë nga Amazon, hidhni paketimin e paketimit në këtë kosh nëse produktet nuk punojnë dhe ju duhet ta ktheni atë. Ditto për paketat e tjera që merrni.
• Pranime për çdo gjë që prisni. Për shembull, nëse e keni dorëzuar një projektligj në kompaninë tuaj të sigurimit dhe jeni duke pritur për rimbursimin, ajo shkon në këtë skedar. Nëse ju keni kthyer diçka dhe jeni duke pritur që të shohin rimbursimin të shfaqen në deklaratën tuaj bankare ose në faturën e kartës sime të kreditit, ajo shkon në këtë kuti.

Mund ta thyeni këtë dosje në kategori të tjera, por është më e lehtë të hedhni gjithçka në këtë kuti dhe pastaj të kaloni një herë, dy ose tri herë në javë. Në atë moment mund të ricikloni ose të grisni çdo gjë që ju nuk keni nevojë, të ngarkoni ndonjë gjë që i takon arkivit ose familjes dhe çdo veprim që duhet t'i përgjigjet. Qëllimi është që ta mbajmë këtë dosje sa më të vogël që është e mundur.

Por ... mashtrimi është që ju duhet të kaloni nëpër këtë skedar të paktën një herë në javë, mundësisht më shpesh. Unë rekomandoj që ta shtoni këtë detyrë në Rutinën tuaj personale të organizimit të javës , në këtë mënyrë po depozitoni dhe ruani një sasi relativisht të vogël letrash një herë në javë sesa