Nëse keni nevojë për të lëvizur biznesin tuaj , vendi më i mirë për të filluar planifikimin e paketimit dhe lëvizjes është pikërisht këtu. Çelësi për një lëvizje të suksesshme është ndërtimi i disa aleancave që mund të ndihmojnë në motivimin dhe koordinimin e pjesës tjetër të stafit të zyrës.
Planifikoni Levizjen
Krijo një afat kohor që do të lejojë të gjitha fazat e nevojshme të lëvizjes suaj. Duhet ta diskutoni këtë me pjesën tjetër të ekipit tuaj të lëvizjes ose me menaxherët dhe mbikëqyrësit për të siguruar që është e mundur.
Për një zyrë të vogël, ju duhet të paktën tre muaj për t'u përgatitur dhe për një zyrë të mesme e të madhe, të paktën gjashtë deri në tetë muaj. Çelësi është që të filloni sa më shpejt që të jetë e mundur.
Hapi i ardhshëm është mbledhja e të gjithë informacionit në hapësirën e re. Mundohuni të merrni skica ose paraqitjen e dyshekut në mënyrë që të identifikoni komponentët kryesorë siç janë priza elektrike, hapësira e ruajtjes etj. Dhe më e rëndësishmja, për të përcaktuar paraqitjen e re të zyrës. Është gjithashtu një ide e mirë që të keni një plan të përgjithshëm të paraqitjes për hapësirën tuaj të tanishme, në mënyrë që të krahasoni dy; nëse ka zona në zyrën aktuale që nuk punojnë, identifikojini ato në mënyrë që ato të mund të zgjidhen në hapësirën tuaj të re.
Gjithashtu bëni një listë të problemeve të mundshme me hapësirën e re, të tilla si një zonë më e vogël e pritjes ose më pak hapësirë magazinimi ose ndoshta një hapësira më e madhe e hapur që mund të kërkojë më shumë hapësirat ose mure të përkohshme. Mund të jetë e nevojshme të punësohen marangozë ose piktorë nëse muret duhet të ndërtohen ose pikturohen.
Ajo mund të ketë qenë adresuar kur hapet hapësira e re, por vetëm sigurohuni që asnjë ndërtim shtesë apo ndryshime kozmetike nuk duhet të plotësohen përpara lëvizjes.
Mblidhni ekipin tuaj
Për zyra të mesme dhe të mëdha, caktoni (ose kërkoni vullnetarë) dikë nga secili departament ose divizion për të koordinuar zonën e tyre të veçantë.
Ajo mund t'i caktohet mbikëqyrësit ose menaxherit të departamentit, të cilët pastaj mund të sigurojnë që secili punonjës merr përgjegjësinë për paketimin e tavolinës së tyre, dosjeve dhe sendeve personale. Për zyra më të vogla, mund të jeni vetë. Nëse është kështu, identifikoni disa njerëz kyç që mund të ndihmojnë në koordinimin e lëvizjes.
Ekipi juaj gjithashtu mund të ndihmojë në identifikimin e çështjeve aktuale me hapësirën e vjetër dhe të ofrojë zgjidhje të mundshme për zyrën e re. Është një mënyrë e shkëlqyer për të inkorporuar këndvështrime të tjera dhe për të arritur konsensusin në lëvizje nëse disa nuk janë shumë të ngazëllyer për ndryshimin.
Kanë takime të rregullta
Në orarin tuaj, caktoni takime të rregullta dhe sigurohuni që punonjësit të njoftohen për detajet e mbledhjes dhe për të siguruar që të gjithë të dinë se çfarë duhet të bëjnë për të mbushur zyrën ose hapësirën e punës . Është e rëndësishme që të gjithë të informohen për të kufizuar çdo shqetësim ose shqetësim; lëvizja është stresuese për të gjithë të përfshirë veçanërisht nëse vendimet nuk komunikohen.
Përcaktoni buxhetin tuaj
Nëse keni një shumë specifike buxhetore të përcaktuar për lëvizjen tuaj, do të jetë e rëndësishme të identifikoni shpenzimet para se të punësoni lëvizës ose edhe para se të paketoni kutinë e parë.
Caktoni Detyrat
Kini komitetin tuaj në lëvizje të krijojë një listë të detyrave që duhet të plotësohen dhe të siguroheni që ato të shtohen në afatin / orarin.
Ju mund të kërkoni ofruesit e shërbimeve të specializuara, si instaluesit e linjës telefonike ose specialistët e rrjeteve kompjuterike. Pyesni çdo menaxher të departamentit ose mbikëqyrës se çfarë kërkohet nga zona e tyre. Sigurohuni që zonat e përbashkëta janë të mbuluara, të tilla si zona e pritjes, lobi dhe zonat e magazinimit.
Një nga detyrat më kritike është të punësojë lëvizësit . Ka kompani në lëvizje që specializohen në lëvizjet e zyrës. Vetëm sigurohuni që bëni hulumtimin tuaj, bëni pyetjet e duhura dhe bëni që kompania të vijë në zyrën tuaj për të vlerësuar lëvizjen tuaj. Ashtu si çdo veprim i familjes, duhet të siguroheni që kompania është e besueshme dhe se po merrni shërbimin më të mirë për koston. Kjo detyrë mund t'u caktohet disa njerëzve, secili duke i quajtur kompani specifike, duke krahasuar shënimet. Filloni herët për t'u siguruar që të merrni çmimin më të mirë të mundshëm.
Bëni një listë të kontakteve
Ju do të duhet të siguroheni që të gjithë ata që bëni biznes me të dy furnizuesit dhe klientët, e dini se po lëvizni.
Është mirë të caktoni këtë detyrë tek një person për të mbikëqyrur. Njoftimi i klientëve dhe klientëve kërkon komunikime specifike rreth vendit ku po lëvizni dhe si do të funksionojë biznesi gjatë lëvizjes. Një informacion i tillë është thelbësor për të siguruar që klientët tuaj të mos shkojnë diku tjetër për shërbimet tuaja.