Në punën time të ditës, punoj në komunikime, kryesisht për organizatat jofitimprurëse. Një pjesë e punës që bëj është të siguroj që të kemi një strategji për komunikimet e brendshme dhe të jashtme. Kjo gjithashtu përfshin zhvillimin e një plani për një lëvizje zyre , të cilën organizata ime aktuale planifikon të bëjë në gjashtë muajt e ardhshëm.
Ndërkohë që mund të mendoni se ka kaq shumë hapa për të planifikuar një lëvizje në zyrë që nuk keni kohë të konsideroni komunikimet, duhet të keni një ditë ose dy për të krijuar një strategji të qëndrueshme që do t'i mbajë të vetëdijshëm si punonjësit dhe klientët e ndryshimeve të ardhshme .
Le të fillojmë me punonjësit pasi që ata janë të prekur drejtpërdrejt nga lëvizja .
Komunikimet e brendshme duhet të përfshijnë këto mesazhe kyçe:
- Një afat kohor i qartë: sigurohuni që të shënoni të gjitha hapat kryesorë të lëvizjes në mënyrë që të gjithë të dinë se çfarë të presin dhe kur.
- Udhëzimet e paketimit: ofroni stafit udhëzime se si të mbushni zyrat ose kabinat e tyre për lëvizje. Kjo duhet të përfshijë se ku mund të merrni materialet e paketimit , atë që ata janë përgjegjës për paketimin dhe afatet.
- Njoftim i avancuar për çdo mbyllje zyre : Gjatë lëvizjes, mund të keni nevojë të mbyllni zyrën për të mundësuar paketimin përfundimtar dhe lëvizjen e pajisjeve dhe orendive të zyrës . Sigurohuni që stafi juaj është i vetëdijshëm për këto data dhe nëse dhe si do të vazhdojë biznesi gjatë lëvizjes dhe se si kjo do të ndikojë në orarin e punës dhe ngarkesën e punës.
- Plani i ri i zyrës: Stafi do të dëshirojë të dijë në fillim se çfarë do të duket hapësira e re dhe se si do të krijohen zyrat. A do të kenë ende hapësirën e tyre apo do të jenë tani në një kabinet apo në një plan të hapur? Sigurohuni që të krijoni një mënyrë për të informuar stafin se si hapësira e tyre e punës mund të ndryshojë.
- Lokacionet e reja, parkimi dhe opsionet e udhëtimit: Siguroni stafin me të gjithë informacionin që kanë nevojë për vendndodhjen e re në mënyrë që ata të mund të përgatisin transportin në hapësirën e re.
Pasi të keni përcaktuar të gjitha mesazhet kryesore, duhet të përcaktoni se si t'i dërgoni më mirë këto mesazhe. Metoda që përdorni duhet të vendoset sipas llojit të mesazhit.
Për shembull, afati kohor lehtësisht mund të dorëzohet nëpërmjet intranetit tuaj të kompanisë; ndërsa mbylljet e zyrave mund të paraqiten më së miri në një mbledhje të stafit për të siguruar që pyetjet mund të parashtrohen dhe të përgjigjen.
Mënyrat për të komunikuar objektivat me stafin:
- Intranet: për ato kompani apo organizata që kanë një intranet, kjo zakonisht është platforma më e mirë për shumicën e mesazheve. Ai mundëson azhurnime të thjeshta për dosjet dhe informacionin që arrin të gjithë punonjësit.
- Takimet në person: pa marrë parasysh se çfarë mesazhi, takimet e stafit janë një vend i mirë për të bërë njoftime dhe për të lejuar stafin të ketë një diskutim të plotë. Ju gjithashtu mund të përdorni kohën e takimit për të shqyrtuar se si do të komunikohen informatat në mënyrë që stafi të dijë se do të mbahen të informuar.
- Email: ndërsa e-mail është i lehtë, nuk është mënyra më e mirë për të transmetuar informacionin. Nuk dëshiron të dërgosh kaq shumë email që njerëzit nuk mund ta gjejnë informacionin kur kanë nevojë për to. Nëse përdorni email, sigurohuni që ta përdorni vetëm për të lejuar njerëzit të dinë se ku mund të marrin informacionin.
- Dosjet e përbashkëta : Nëse nuk keni një intranet, atëherë krijimi i një dosje të përbashkët në një disk të rrjetit që të gjithë mund të hyjnë është mënyra tjetër më e mirë për të ruajtur informacionin që dëshironi që njerëzit të kenë qasje.
- Bordi i Buletinit: një hapësirë fizike ku informacioni është postuar, është një gjë e mrekullueshme për të bërë. Jo vetëm që njerëzit mund ta kontrollojnë shpesh, por gjithashtu sigurojnë një vend ku njerëzit mund të mbledhin dhe diskutojnë shqetësimet e tyre.