Rëndësia e etiketës së duhur të postës elektronike

A keni marrë ndonjëherë email që ju la të pyesin për personin që e ka dërguar? Ose më keq, a keni dërguar ndonjëherë një email që më vonë keni ardhur keq?

Të jesh në fundin e marrjes së një email të keq mund të të lë të lëkundësh kokën dhe të përpiqesh të kuptosh se çfarë në tokë personi tjetër po mendonte. Duke qenë ai që e ka dërguar atë, mund të rrënojë një ditë tjetër të mrekullueshme dhe mund të ketë pasoja të pafavorshme më vonë.

Shpejtësia e zippingut të një emaili e ka bërë atë metodën e preferuar të komunikimit. Nëse ju dërgoni një email personal ose biznesi, ndjekja e etikës së duhur është thelbësore për të parandaluar keqinterpretimin ose ndjenjat e vështira.

Ndiqni Rregullin e Artë duke trajtuar marrësin ashtu siç dëshironi të trajtoni. Para se të klikoni "dërgoni" në çdo email, merrni një minutë dhe jepni një shtesë leximi. Përdorimi efektiv i postës elektronike mund t'ju vë në një dritë pozitive me mbikëqyrësin tuaj dhe mund t'ju japë edhe një avantazh kur është koha për një promovim .

• 01 nga 10

  Mos e pranoni jetën private

  Mbani në mend se kompania juaj dhe email-i personal nuk mund të jenë private. Kompania juaj ka të drejtë të lexojë çdo gjë të dërguar nga zyra, kështu që kurrë mos shkruani dhe mos dërgoni informacione personale ose shumë të ndjeshme nga puna. Emaili personal nga shtëpia mund të përcillet, prandaj mos vendosni asgjë me shkrim që mund të shkaktojë një problem nëse ai arrin personin e gabuar.

• 02 nga 10

  Qëndro larg komenteve fyese

  Shmangni komentet fyese në email-in tuaj. Kjo përfshin vërejtje raciste, seksiste ose negative për një person apo kompani tjetër. Nëse merrni një email fyese, mos përgjigjeni ose t'ia përcillni askujt. Asnjëherë mos përdorni email për të thënë ndonjë gjë që mund të keqkuptohet në shefin tuaj .

• 03 nga 10

  Mos bërtitni

  Mos harroni se kur shkruani të gjitha kapujt, email-i juaj vjen si bërtitur. Disa njerëz mendojnë se e bën mesazhin e tyre më të lehtë për t'u lexuar, por nuk është kështu. Përdorni një font që është e lehtë në sy kur lexohet në shkronja standarde.

• 04 nga 10

  Ndryshoni mesazhet tuaja

  Ndryshoni emailet tuaja para se t'i dërgoni ato. Përdorni spellchecker dhe kaloni mbi të gjitha emailet e biznesit për t'u siguruar që të keni gramatikë të duhur. Ju gjithmonë doni të paraqisni veten si një profesionist në korrespondencë. Kontrolloni emailin personal pasi ta keni përfunduar me shkrim atë për t'u siguruar që ai të marrë pikën tuaj të synuar. Duke hequr një fjalë të vetme mund të ndryshojë kuptimin e një fjali.

• 05 nga 10

  Përgjigjuni me kujdes

  Di mënyrën e duhur për t'iu përgjigjur emaileve që merrni. Kushtoj vëmendje të veçantë dërguesit dhe të tjerëve në fushat "në" dhe "cc". Përgjigjuni sa më shpejt që të jetë e mundur, sesa të lejoni që dosja juaj "e ruajtur" të bëhet shumë e ngatërruar.

  Shmangni dëshirën për të goditur "përgjigjen e të gjithë" para se të shikoni se kush është shënuar në kokë. Përgjigja juaj mund të ngatërrojë të tjerët në listë, ose mund të dërgoni informacion të panevojshëm tek njerëzit që nuk i njihni. E vetmja kohë që duhet të klikoni "përgjigjeni të gjitha" është nëse jeni të sigurt që të gjithë kanë nevojë për informacionin që po dërgoni.

• 06 nga 10

  Njohuni me mjetet e emailit

  Njihni mjetet dhe llojet e email-it. Kjo përfshin "për", "cc", "bcc" dhe rreshtat e subjektit. Marrësi kryesor duhet të jetë në "në" fushë. Kur keni nevojë të kopjoni dikë, normalisht do ta shtoni atë person në "cc" ose në fushën e kopjimit të karbonit. Nëse dikush duhet të kopjohet pa të tjerët në listë që marrin emailin e tij ose të saj, përdorni kopje "bcc" ose kopje të verbër. Kopjoni vetëm njerëzit që kanë nevojë të dinë informacionin që po dërgoni.

  Asnjëherë mos dërgoni email në zinxhirë. Këto mund të bëhen të vështira dhe të bllokojnë kutitë e postës elektronike të njerëzve deri në pikën e bezdi . Ju nuk dëshironi të bëheni personi i cili përcjell mesazhe që mund ose nuk mund të jenë të vërteta.

  Ju gjithmonë duhet të plotësoni vijën e temës për një email të lidhur me biznesin dhe preferohet në emailin personal. Mbani rreshtin e temës sa më të shkurtër që të jetë e mundur dhe vetëm një temë për postim.

• 07 nga 10

  Mbani atë të shkurtër

  Shumica e njerëzve preferojnë postë elektronike të shkurta sesa mesazhe të gjata dhe me fjalë. Nëse është e mundur, jepni pikën tuaj në disa fjali. Për një mesazh më të gjatë filloni me një paragraf hyrës që t'i njohë njerëzit bazat. Nëse keni më shumë se një temë, ndani mesazhin tuaj në më shumë se një postim, me një temë për email.

• 08 nga 10

  Shikoni tonin tuaj

  Mbajeni një ton pozitiv në komunikimet tuaja me email. Mos harroni se vërejtjet snarky mund të vijnë të gjithë si të thotë-i gjallë dhe jo funny. Ruaj humorin sarkastik për komunikimet me zë, kështu që të tjerët mund të dëgjojnë tonin e zërit tënd. Kjo gjithashtu përfshin zemërimin. Ju gjithmonë duhet të shmangni dërgimin e emaileve të zemëruara, ose mund të rrezikoni ofendimin e dikujt me të cilin punoni ose kujdeseni.

• 09 nga 10

  Përdorni flamuj përparësie me diskrecion

  Nëse keni një flamur me prioritet të lartë, përdorni vetëm kur është e nevojshme. Duke e përdorur atë shumë, përfundimisht do të keni efektin e kundërt që dëshironi dhe dërgoni email tuaj në fund të listës së prioriteteve për marrësit.

• 10 nga 10

  Hyni emrin tuaj

  Mos harroni të nënshkruani email-at tuaj. Marrësit mund të mërziten nëse duhet të lëvizin lart dhe të kuptojnë se kush i ka dërguar mesazhin. Nëse prisni një përgjigje me telefon, sigurohuni që të përfshini numrin, edhe nëse e dini se personi e ka në dosje. Qëllimi i postës elektronike është të kurseni kohë, dhe të ndaloni atë që ai ose ajo po bën do t'i ngadalësojë gjërat. Nëse keni një linjë nënshkrimi, mbajeni përditësimin me adresën e duhur të emailit dhe numrat e telefonit.