Etiheti bazë i emailit

Email-i është një nga mënyrat kryesore që njerëzit i dërgojnë komunikimit me shkrim tani, dhe nuk ka gjasa që kjo të ndryshojë ndonjëherë. Është e lehtë, e shpejtë dhe nuk kërkon një vulë.

Gone janë ditët kur duhet të prisni një javë ose më shumë për një letër ose përgjigje në postë. Nuk është e nevojshme të kryesh emergjencë në zyrën postare për të peshuar zarfin tuaj dhe të marrësh pulla të mjaftueshme për faturat dhe letrat. Në fakt, shumë njerëz kurrë nuk kanë adresuar as edhe një zarf apo kanë dërguar një letër përmes Zyrës së Postës Amerikane.

Email-u është bërë një nga mënyrat më të lehta dhe më të shpejta për të komunikuar personalisht dhe në biznes. Kjo është bërë një dukuri e tillë që Shërbimi Postar i Shteteve të Bashkuara i besueshëm po përpiqet të gjejë mënyra për të qëndruar në biznes.

Nuk ka asnjë surprizë atëherë se etiketa e postës elektronike , që shpesh quhet Netiquette, është një temë e nxehtë për kulturën aktuale. Email-et dërgohen çdo ditë nga një pjesë e gjerë e popullsisë amerikane. Shumica e bizneseve përdorin email për të komunikuar me punonjësit gjatë gjithë ditës. Pothuajse çdo familje ka të paktën një kompjuter me qasje në internet dhe brenda atyre familjeve janë moms, baballarët, fëmijët, adoleshentët dhe ndoshta edhe gjyshërit, me të gjithë ose shumicën e tyre marrin dhe dërgojnë mesazhe elektronike.

Ne jetojmë në një mikrovalë, shoqëri të nxitur nga interneti dhe askush nuk dëshiron të marrë kohë për të shkruar një letër të gjatë, edhe pse është shumë më intime dhe personale. Ende ka shumë rrethana në të cilat e-mail-i punon më mirë se mesazhi i kërmillit.

Këtu janë disa dosje të etikës dhe nuk duhen mbajtur parasysh kur jeni duke shkruar shënime me email.

1. Përgatitja. Para se të filloni të shkruani një email, nëse është një shënim fillestar ose një përgjigje, duhet të pyesni veten se çfarë do të donit të komunikonit. Me pak fjalë, cili është qëllimi juaj për të shkruar? Pasi ta dini, mund të lexoni mbi email-in e përfunduar para se ta dërgoni atë për t'u siguruar që keni arritur qëllimin tuaj. Nëse e bën notën, atëherë dërgojeni; nëse teksti është konfuz, i ashpër ose i paqartë, atëherë ndoshta duhet të filloni përsëri.

1. Komunikoni. Mos harroni se jeni duke komunikuar me një person të vërtetë që do të marrë këtë postë. Me këtë në mendje, duhet t'i drejtoheni personit me emër dhe të jeni të respektueshëm. Nëse kjo është një përgjigje ndaj një email-i të marrë, duhet të merrni kohë për të adresuar çdo pyetje ose kërkesë në fillim të shënimit.
2. Frymë. Ne të gjithë kemi qenë fajtorë në një pikë apo në një tjetër për të humbur qetësinë tonë. Nëse merrni një email që ju zemëron ose ju shqetëson, mos i përgjigjeni në lloj. Merrni rrugën e lartë dhe ose përgjigjuni vetëm për të pranuar faturën ose për të marrë pak kohë para se të përgjigjeni kështu që të mund të qetësoheni dhe të përgjigjeni me një mesazh të menduar mirë. Ju kurrë nuk doni të përgjigjeni në një email (ose ndonjë formë tjetër të komunikimit) në zemërim. Kur jemi të zemëruar, ne synojmë të themi (ose të shkruajmë) gjërat që nuk i nënkuptojmë ose nuk kemi nevojë të themi. Mos harroni se sapo të dërgoni emailin tuaj, ajo është atje përgjithmonë.
3. Jini transparent. Linja juaj e subjektit duhet të jetë një përfaqësim i vërtetë përse po kontaktoni marrësin. Përdorni frazat që kanë të bëjnë me temën e postës. Kjo është e vërtetë nëse jeni duke shkruar një biznes apo email personal. Për shembull, nëse po shkruan një email për nënën tënde për vizitën e saj javën e ardhshme, rreshtin e temës duhet të lexojë diçka si "Vizita juaj".

1. Research. Nëse po dërgoni një email tek një bashkëpunëtor afarist, është e përshtatshme që të përdorni emrin dhe titullin e tij ose të saj. Bëni hulumtimin dhe adresoni marrësit në mënyrë korrekte. Presidenti i kompanisë mund të trajtohet si Z. Taylor apo President Taylor.
2. Spellcheck. Përdorimi i kontrollit të magjisë është i rëndësishëm kur komunikoni me shkrim. Kur dërgoni një shënim plot me gabime, ai komunikon që jeni i lënguar ose nuk i kushtoni vëmendje detajeve. Mundohuni të përdorni gjithmonë spellcheck ose përdorni një program që auto-korrigjon. Dhe pastaj lexojeni përsëri për të siguruar që fjalët që dëshironi të përdorni nuk u korrigjuan në diçka të ndryshme.
3. Korrigjoj bocat. Ju duhet të merrni disa sekonda ose minuta shtesë që janë të nevojshme për të bërë një korrigjim të shpejtë të çdo email-i që planifikoni të dërgoni. Merrni këtë kohë për të redaktuar çdo dënim të vështirë ose për të vendosur shenjat e pikësimit që mungojnë.

1. Shikoni për ton. Ndonjëherë një email mund të dalë ndryshe nga mënyra se si synoni. Toni i emailit tuaj është shumë i rëndësishëm dhe është po aq i rëndësishëm sa mesazhi juaj. Meqenëse kjo është komunikim me shkrim, duhet të siguroheni që toni juaj është i këndshëm dhe se është një përfaqësim i vërtetë i asaj që dëshironi të thoni. Mos harroni se marrësi juaj nuk mund të dëgjojë nënqeshje në zërin tuaj ose të shihni buzëqeshjen në fytyrën tuaj. Nëse nuk doni të parashtroni gjithçka që shkruani, duhet të shmangni çdo gjuhë në email që mund të keqinterpretohet në asnjë mënyrë.
2. Jini të shkurtër dhe të ëmbël. Mundohuni të mos shkruani një roman kur dërgoni email. Shumica e njerëzve me të vërtetë nuk duan të lexojnë aq shumë në një email. Nëse emaili është domosdoshmërisht i gjatë, përpiquni të ndihmoni marrësit duke theksuar konceptet kyçe, duke përdorur pikat plumbash ose duke përmbledhur subjektin në paragrafin e hapjes.
3. Komunikoni mirë. Ju nuk doni ta ngatërroni lexuesin tuaj, prandaj merrni kohë për të qenë të qartë dhe konciz në shkrimet tuaja. Nëse po dërgoni një email tek një mik, mund të jeni më rastësor në stilin tuaj të shkrimit. Megjithatë, nëse ky është një komunikim biznesi , përdorni gramatikën e duhur dhe shmangni përdorimin e simboleve ose emoji që ju bëjnë të duket më pak profesional.

Komunikimi me e-mail është shumë popullor. Merrni kohë për të angazhuar Rregullin e Artë, dhe ju do të shkoni një rrugë të gjatë për të qenë një pro mirën e lustruar.

Redaktuar nga Debby Mayne